Introduction to Information Systems (Ch. 2)

Sistem Informasi Dalam Organisasi Modern(Bisnis)

1.    Definisi Bisnis

       Bisnis merupakan kegiatan yang teroganisir, terkoordinasi dan terfokus untuk menghasilkan produk atau layanan . Kegiatan bisnis terdiri  dari suplai bahan baku, informasi pengetahuan dan manajemen kerja,

2.    Hubungan Bisnis dan Sistem Informasi

       Sistem Informasi membuat segala langkah dalam bisnis menjadi otomatis , yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat dibantu oleh teknologi.Teknologi mengubah alur informasi. Sehingga memungkinkan banyak orang untuk berkontribusi dalam membuat dan membagikan informasi. Dengan menganalisa proses bisnis dengan bantuan sistem informasi, kita dapat mengerti proses bisnis bekerja   dan meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis.

3.    Tipe Sistem Informasi

       Sebuah bisnis pasti memiliki sistem untuk membantu pengambilan keputusan dan aktivitas kerja di beberapa tingkat berbeda dari organisasi yang mencakup TPS (Transaction Processing Systems) dan Systems for Business Intellingence (Sistem untuk Intelegensi Bisnis).

a.       Transaction Processing Systems

             TPS adalah sistem komputerisasi yang bertujuan untuk melakukan dan merekam transaksi rutinitas harian yang berguna untuk menjalankan bisnis seperti berapa total transaksi dan sebagainya. TPS mengurus penggajian atau pemrosesan order, yang melacak arus transaksi rutin sehari-hari yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.

             Manajer perusahaan membutuhkan TPS untuk memonitori operasi internal dan relasi dengan lingkungan luar. TPS sering menjadi pusat bisnis yang jika gagal selama beberapa jam dapat menyebabkan kegagalan perusahaan dan perusahaan lain yang terkait. Contohnya, dalam sistem penerbangan pesawat yang jika sistemnya mati hanya untuk beberapa saat, akan timbul kekacauan.

b.      Systems for Business Intellingence (Sistem untuk Intelegensi Bisnis)

             Intelegensi Bisnis mendiskusikan pengambilam keputusan untuk semua tingkat bisnis mencakup ESS (Executive Support System) untuk manajemen senior yang menyediakan data dalam bentuk grafik, grafik, dan dasbor yang dikirim melalui portal menggunakan banyak sumber informasi internal dan eksternal. Intelegensi Bisnis menentukan pengambilan keputusan secara taktis, strategis, dan operasional. Informasi yang diambil dari sistem digunakaan untuk memonitori dan mengontrol bisnis dan memprediksi perfoma di masa mendatang.

c.       Managemen Information System (MIS)

             Merupakan bidang yang meringkas dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data dari TPS (Transaction Processing System). MIS memberikan jawaban atas pertanyaan rutin yang telah ditentukan sebelumnya dan memiliki prosedur untuk menjawabnya. Sebagai contoh, MIS melaporkan berapa tepung yang digunakan perbulan di sebuah toko roti. Jenis sistem intelijen bisnis lainnya mendukung pengambilan keputusan non-rutin. Decision Support System (DSS) berfokus pada masalah unik dan cepat berubah seperti apakah ada dampak pada jadwal produksi jika kita melipatkan gandakan penjualan. Sistem ini memberikan kecerdasan bisnis yang membantu manajer dan karyawan perusahaan membuat keputusan yang lebih tepat.

4.    Alasan Penggunaan Sistem Informasi Terpadu

       Trend pada masa sekarang mengarah ke E-business, E-commerce, dan Egoverments. E-business adalah penggunaan teknologi digital untuk melaksanakan berbagai instruksi bisnis skala perusahaan termasuk koordinasi dengan partner bisnis lain. E-Commerce adalah penggunaan teknologi digital untuk melaksanakan berbagai proses jual beli barang ataupun layanan yang melibatkan periklanan, pemasaran, dan layanan pelanggan. E-goverment merupakan penerapan teknologi digital untuk melayani masyarakat lebih baik lagi.

       Lalu untuk mendukung hal ini, tentunya dibutuhkan sebuah sistem informasi. Namun bila sistem informasi yang digunakan hanya skala kecil, membutuhkan sangat banyak sumber daya untuk mencari suatu data dan tidak akan efesien. Sehingga sangat diperlukan sebuah sistem yang terintergritasi satu sama lain dan dapat menghemat sumber daya serta mampu bekerja dengan efesien.

       Dengan adanya Sistem Informasi yang saling terhubung , tentunya rakyat akan merasa lebih terbantu. Misalnya saat ingin memperpanjang SIM , Jika tanpa sistem informasi, mungkin dia harus pergi ke  dinas kependudukan untuk meminta data-data dan surat yang diperlukan , baru bisa diproses di kantor polisi. namun dengan Sistem informasi yang terintegrasi, hal ini hanya perlu dilakukan oleh kantor polisi , tanpa perlu ke dinas kependudukan.

5.     Macam-macam Sistem Informasi Terpadu

       Enterprise Application merupakan sistem yang memberikan solusi  untuk memperlebar jangkauan fungsional yang befokus  mengeksekusi proses bisnis di berbagai bidang . Hal ini membuat  bisnis lebih fleksibel dan produktif dengan mengkoordinasikan proses bisnis dan mengintegrasikan  proses- proses yang berhubungan.

Ada 4 Macam Enterprise Application

a.       Enterprise Systems, merupakan Suatu perencanaan sumber daya untuk mengintegrasikan proses bisnis kedalam proses produksi dan manufaktur, keuangan, dan perhitungan.

b.      Supply Chain Management Systems, sistem ini membantu mengatur hubungan dengan para suplier, bagian pembelian, distributor dan bagian logistik untuk berbagi informasi mengenai pemesanan, produksi, stok, dan pengataran. Tujuannya adalah untuk membuat produksi dan distribusi efektif dengan waktu yang cepat dan modal yang seminim mungkin.

c.       Customer Relationship Management Systems, sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada pelanggan yang bertujuan untuk mendapatkan keuntungan secara intengible yaitu membuat pelanggan merasa puas sehingga pelanggan akan datang kembali. Sistem informasi ini membantu perusaahan untuk mengidentifikasi, menarik kustomer potensial dan memberikan pelayanan yang baik kepada pelanggan terdahulu.

Gambar 1 Arsitektur Aplikasi Enterprise
Sumber : Management Information Systems: Managing the Digital Firm, Edisi 12; Kenneth C.Laudon, Jane P.Laudon; Pearson Education International, 2012.

d.      Knowledge Management Systems, merupakan sebuah sistem yang menyimpan semua data yang relevan dan kemudian menganalisanya sesuai dengan keperluan.

6.    Definisi Kolaborasi

       Kolaborasi adalah kerja sama yang dilakukan oleh 2 atau lebih pihak untuk mencapai tujuan bersama. Kolaborasi dapat berbentuk tim-tim kecil dalam sebuah perusahaan. Waktu kolaborasi pun bervariasi, bisa lama ataupun hanya dalam waktu singkat dimana sesuai kesepakatan masing-masing pihak.

Alasan pentingnya berkolaborasi :

-          Pekerjaan Kompleks lebih cepat selesai dengan error yang minim,

-          Lebih kreatif dan inovatif,

-          Menyelesaikan permasalahan yang timbul lebih cepat,

-          Serta meningkatkan produktivitas dalam pekerjaan.

7.     Peran Sistem Informasi dalam Organisasi Bisnis

       Pada perusahaan yang sukses umumnya memanfaatkan informasi untuk berusaha semakin dekat dengan konsumen, dan kemampuan informasi untuk mendekatkan jarak dan waktu, sehingga semakin mendekatkan produk perusahaan pada konsumen, disamping itu informasi juga digunakan dalam peningkatan kualitas produk dan manajemen perusahaan secara terus menerus serta dalam proses re-deferensiasi produk untuk memenuhi kebutuhan segmen pasar tertentu. Terdapat beberapa peran dari sistem informasi dalam organisasi bisnis, yaitu :

·         Teknologi memodifikasi kebutuhan-kebutuhan keterampilan untuk individu dan mengubah pekerjaan-pekerjaan dengan cara mengoperasikannya secara rutin. Perusahaan harus menyesuaikan proses bisnis dibandingkan mengubah sistem.

·         Teknologi dapat dilihat sebagai perubahan utama dalam struktur organsasi. Dengan kata lain, dapat juga membantu perubahan organisasi.

·         Sistem informasi memiliki dampak besar bagi organisasi dan dapat bekerja sebagai inisiator, fasilitator, atau dapat menjadi alat manajemen baru.

·         Meningkatkan kualitas dan kecepatan proses informasi dan pembuatan keputusan manajemen, perencanaan serta pengawasan.

·         Penggabungan proses bisnis, contohnya untuk penjualan, pembelian, produksi, dan lain-lain, digabungkan melalui sistem bersama.

·         Sistem informasi memiliki dampak besar bagi organisasi dan dapat bekerja sebagai inisiator, fasilitator, atau dapat menjadi alat manajemen baru.

·         Meningkatkan kualitas dan fleksibilitas data.

8.     Departemen Sistem Informasi Dalam Organisasi Bisnis

       Terdiri dari spesialis-spesialis seperti programmers, system analysts, project leader, dan manager yang terlatih secara profesional. Mereka bertugas untuk memastikan bahwa perangkat keras, perangkat lunak, dan penyimpan data mendukung sistem informasi dalam suatu perusahaan.

a.       Programmer

             Tugas seorang programmer dapat bertugas sebagai developt maupun membangun suatu sistem atau program dengan cara melakukan pengkodean dengan bahasa pemrograman yang telah di tentukan oleh perusahaan tersebut.

b.      System Analysts

             System Analysts bertanggungjawab dalam menentukan ataupun merencanakan perangkat lunak apa saja yang layak untuk digunakan dan sistem yang paling cocok sesuai dengan kebutuhan perusahaan tersebut.

c.       Project Leader

             Project Leader adalah seorang yang memimpin jalannya proses pengembangan ataupun pembangunan suatu sistem. Tugas dari pemimpin proyek bertanggungjawab sepenuhnya untuk memimpin dan mengatur semua proses yang ada sehingga dapat menghasilnya hasil yang sesuai dengan rencana awal dan berkualitas.

d.      Manajer

             Manager bisa diibaratkan kaki tangan dari pemimpin proyek dimana bertanggungjawab untuk membantu pemimin proyek dalam mengatur tim-tim proyek yang berhubungan dengan pihak luar sehingga dapat tersinkronisasi dengan baik.

Kesimpulan

       Sistem informasi manajemen merupakan seperangkat alat yang berperan penting bagi organisasi bisnis untuk mencapai tujuan. Dengan penerapan sistem informasi, organisasi dapat meningkatkan daya saing di lingkungan global. Pemangku jabatan manajerial pun dapat melakukan analisis yang mendalam mengenai kebutuhan-kebutuhan organisasi. Analisis tersebut dapat menjadi dasar pengambilan keputusan yang efektif dan efisien oleh para manajer dalam hal perencanaan, pengarahan, dan pengawasan yang juga membantu organisasi untuk mencapai tujuan.

Daftar Pustaka

Laudon, K. C. (2012). Management Information Systems Managing the Digital Firm Twelfth Edition. New York: Prentice Hall.